Att projektleda webb

Att skriva om projektledning av webbutveckling ur kundperspektiv i ett lagom långt blogginlägg är svårt. För att inte säga omöjligt. Jag ska ändå göra ett försök att bidra till kunskapsfloran i en inte alltför plågsamt lång text.

Strategi och plan: Vad ska webben åstadkomma? Förutsatt att det handlar om en hemsida eller ett intranät, bör man ta reda på hur kommunikation och kanaler i stort bidrar till företagets affär/verksamhetsmål. Ska webben användas för externt eller internt bruk, eller båda? Ska den enbart användas som ett kommunikationsverktyg eller även för att sälja, hantera dokument mm? Vilka övriga kanaler ska webben komplettera/samverka med? Vilka kommunikativa mål ska webben bidra till? Vilka behov ska den tillgodose?

Målgrupper: Oavsett om det är en extern eller intern webb behöver undersökas vilka målgrupperna är och vilka behov de har. Den som lyckas tillgodose målgruppernas och företagets/avsändarens behov i en optimal kombination har byggt en bra webb. Själv gjorde jag undersökningen i två steg, först i form av en digital enkät och sedan i en förstudie med work shops tillsammans med vår externa leverantör. Vilka styrkor och svagheter finns i den befintliga webben? Vad kan förbättras?

Målen för webben kan med fördel delas upp i övergripande mål (förbättra kunskap, öka dialog, stärka varumärket) till mer konkreta (x antal unika klick i veckan på länken nyheter). För att konkretisera målbilden och ge vår externa leverantör en så komplett brief som möjligt, ritade jag en skiss av webben med menyer och innehåll som illustrerade målgruppernas och företagets behov.

Business caset svarar på vilka ekonomiska vinster/besparingar företaget kan göra med den nya webben. Till exempel förbättrad kundialog och ökad försäljning eller effektivare introduktion av nya medarbetare. Och vilka resurser den tar i anspråk i form av budget, kompetens, utbildning, mantimmar, verktyg , mjukvara (Sharepoint, EPI etc) och hårdvara.

Projektorganisation, rapporteringsvägar och process: Vilka ska delta i projektet? På vilket sätt? Vilka ska fatta beslut och godkänna delmålen? Hur ska rapporteringsvägarna se ut? Hur ska leveranserna ske? Hur ofta ska möten hållas, hur långa ska de vara och hur ska agendan se ut?

Projektorganisation:

Styrgrupp: Fattar beslut om budget, tidplan, projektdeltagare, fördelning av resurser över tid, leveranser och eventuella förändringar i projektet. Allt enligt det förslag som projektledaren presenterar.

Projektledare:
* Skriver strategi, plan och business case.
* Rapporterar till styrgruppen och föreslår projektorganisation enligt rådande projektmodell.
* Deltar i upphandling av och briefar externa leverantörer och ser till att avtalet stämmer med båda parters krav och förväntningar - kravspecen är central i avtalet.
* Leder och driver arbetet mot mål enligt plan.
* Koordinerar externa leverantörers aktiviteter med de interna: Gör en intern produktionsplan som konkretiserar interna insatser (vem, vad, hur, när) i enlighet med den externa leverantörens plan. Mötesfrekvens, agenda, uppdragsfördelning, utbildning, innehållsproduktion och test, uppföljning av insatser samt fånga upp och ta reda på svar på frågor är centrala på just den här punkten.
* Rapporterar till styrgruppen, i mötesform när en presentation ska göras och beslut fattas samt efter varje projektmöte, i punktform i en rapport.

Projektdeltagare:
* Bidrar från start till mål i projektet med kunskaper och krav utifrån sitt kompetensområde – i work shops, enkäter och intervjuer.
* Deltar i produktionen av webben enligt plan och avrapporterar sina insatser till projektledaren i projektmötena.

Ett bra tips inför själva produktionen är att samla hela projektgruppen i ett uppstartsmöte tillsammans med den externa leverantören för en gemensam genomgång av processen framåt.

Det här är i grova drag hur det gick till när jag projektledde utvecklingen av en ny webb. Lansering och förvaltning får bli ett annat inlägg. Alla som har gjort något liknande vet också att förankring och mänskliga relationer är en viktig del av och utmaning i stora projekt.

Har jag missat någon kritisk del?